Dziś temat bliższ zarządzaniu projektami!
Jedną z najbardziej denerwujących rzeczy w mojej pracy to nieefektywne spotkania – jestem przekonany, że znacznej części z nich mogłoby wogóle nie być, inne mogłyby być o połowę krótsze. Jeśli również macie taki problem proponuję Wam lekturę świetnego artykułu na temat efektywnych spotkań, jeśli nie macie tyle czasu, żeby czytać cały artykuł, proponuję Wam obejrzeć 5 minutowe wideo. Z filmu najbardziej spodobał mi się pomysł z pudłem na telefony, PDA i inne spotkaniowe rozpraszacze.
A oto kila dobrych rad odnośnie efektywnych spotkań:
-
Poważnie się zastanów, czy spotkanie rzeczywiście musi się odbyć, jeśli ma to być jedynie jednostronna komunikacja – po prostu rozważ wysłanie e-mail’a.
-
Przygotuj agendę spotkania – na każde zagadnienie przygotuj określoną ilość czasu, możesz dodatkowo wpisać wartości 25 minut zamiast 30, co pokaze, że zamierzasz dokładnie trzymać się harmonogramu
-
Ustal cel spotkania, oraz kryterium sukcesu – na koniec będziecie sobie mogli powiedzieć, czy spotkanie zakończyło się sukcesem, czy nie.
-
Pilnuj agendy !! Nie pozwalaj na utratę atencji przez uczestników, gdy widzisz, że mają dość, zarządź 5 minut przerwy – ale nie dłużej.
-
Pokaż, że szanujesz swój czas i czas innych, jeśli zauważysz, że ktoś nie „odrobił swojej pracy domowej” przed spotkaniem, poważnie rozważ odwołanie spotaknia i zmianę terminu – szkoda czasu na spotkanie, jeśli nie wszyscy są przygotowani
-
Zakończ spotkanie – przygotowaniem „Action Listy” – listy zadań do wykonania z terminem ich realizacji i osobami odpowiedzialnymi.
Na zakończenie jeszcze jedna ciekawostka, otóż na stronce Meeting Miser możesz sprawdzić, ile Twoje spotkanie kosztowało firmę (jeśli pracujesz w USA :)). Wyobraź sobie, że rozpoczynasz spotkanie w następujący sposób: „Panowie nasze spotkanie będzie kosztowało firmę tyle i tyle tysięcy dolarów, bierzmy się do robty i by efekty naszej pracy, były warte tych pieniędzy”. Czego Wam i sobie życzę ;).
Pozdrawiam, Mateusz
Witam,
Całkowicie zgadzam się z tematem. Na bezproduktywnych spotkaniach tracimy nie tylko czas, ale i pieniądze. Jestem jeszcze wstanie zrozumieć spotkania w sali, podczas których połowa osób tylko je ciasteczka. Ale wogóle nie rozumiem wspólnych telekonferencji, podczas których jedna osoba mówi, a reszta z całego świata tylko słucha. Za same połączenia firma wydaje miliony $. A nie prościej byłoby do slajdów nagrać przemówienie i wszystkim rozesłać z prośbą o pytania drogą mailową? Czasami mam wrażenie że niektórzy to tylko przemieszczają się ze spotania na spotkanie.