Audyt procesów – badanie dojrzałości procesów

This post is also available in English. W swojej pracy, często spotykam się z potrzebą zbadania dojrzałości jakiegoś procesu, w skrócie można takie działanie nazwać audytem procesu. W świecie zarządzania IT istnieje wiele modeli czy też frameworków pozwalających ocenić dojrzałość organizacji czy też procesów, np. CMM, CMMI, COBIT, ITIL (narzędzie itil process maturity self assessment), P3M, OP3 (dojrzałość procesu zarządzania projektami), itp. Wszystkie z nich są jednak w jakimś sensie specyficzne, dotyczącą pewnego konkretnego obszaru. Co jednak zrobić, gdy potrzeba przeaudytować proces, który nie mieści się w ramach określonych przez powyższe frameworki, a nie chodzi również o zwykły audyt na zgodność wykonywanego procesu z jego opisem?

Rozwiązaniem tego problemu może być narzędzie opracowane przez guru zarządzania procesowego – Michael’a Hammer’a, które zostało opublikowane w artykule „The Process Audit” w  Harvard Business Review nr 4/2007 –, jeśli nie jesteście prenumeratorami, to artykuł możecie kupić za jedyne $6,50. Artykuł ten też został opublikowany w polskiej edycji HBR w nr 10/2007 (pt. „Audyt Procesowy”) – istnieje możliwość zakupu nr archiwalnego za 118 PLN. Swoją drogą to jest właśnie to, dlaczego, czytam edycję międzynarodową – 2 razy tańsza i nie muszę czekać pół roku na artykuł, a przy okazji mogę szlifować swój angielski.

Wracając jednak do meritum, Hammer przygotował swoje narzędzie (PEMM – Process and Enterprise Maturity Model) w postaci dwóch arkuszy:

1. opisuje czynniki umożliwiające realizację procesów
2. opisuje zdolności organizacyjne

Według Hammera elementami, które umożliwiają efektywną realizację procesów są:

• Projekt procesu (Design)
• Uczestnicy procesu (Performers)
• Właściciel procesu (Owner)
• Infrastruktura wspierająca proces (Infrastructure)
• Metryki procesu (Metrics)

Jednak czynnik te nie są wystarczające, by w organizacji mogły zostać rozwinięte procesy o wysokiej wydajności potrzebne są jeszcze tzw. zdolności organizacyjne (Enterprise Capabilities).

• Przywództwo (Leadership)
• Kultura (Culture)
• Wiedza ekspercka w modelowaniu procesów (Expertise)
• Nadzór (Governance)

Narzędzie PEMM pozwala nam ustalić, które zdolności organizacyjne lub elementy umożliwiające realizację procesów należy rozwijać. Narzędzie jest w stanie wskazać obszary, które blokują wzrost efektywności procesu. Do tego jest ono proste i dosyć intuicyjne w użyciu i jest wykorzystywane w wielu organizacjach na całym świecie. Oczywiście, jak zwykle jest ważna zdolność osoby wykonującej badanie do spojrzenia „z zewnątrz” i chęć oparcia się pokusie naginania faktów. Za nim sięgniecie po ciężkie narzędzia, jak CMMI spróbujcie tego!

Ciekawe informacje można również znaleźć badając poniższe odnośniki.